Như trong phần giới thiệu, tôi đã nêu 2 phương án dịch do cộng tác viên cung cấp. Đó thực tế là 2 phương án chính để dịch loại tài liệu này nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất định. 

Phương pháp 1: Dịch trực tiếp các loại tài liệu scan

Trong những năm trước 2010 thì đây là phương pháp khá phổ biến tại Việt Nam và trên thế giới. Nó phổ biến tới mức mà bất kể tài liệu scan đó dài hay ngắn cỡ nào thì cũng đều được dịch trực tiếp bằng một hay nhiều dịch giả. Vậy điều này ngày nay còn đúng nữa không? Câu trả lời là vẫn còn đúng nhưng chỉ nên với những loại tài liệu ngắn như hồ sơ cá nhân hoặc các đơn thư. Và đây là ưu và nhược điểm của phương pháp dịch trực tiếp:

Ưu điểm:

• Qui trình dịch đơn giản, nhanh chóng có được bản dịch
• Có thể đáp ứng tốt với những loại tài liệu scan dưới 5 trang cần dịch trong 1 khoảng thời gian ngắn

Nhược điểm:

• Khó kiểm soát chất lượng, dễ dịch sót
• Khó vận hành làm việc nhóm do không có khả năng tham khảo trực tiếp chéo nhau
• Khó thống nhất cách dịch với tài liệu nhiều trang
• Có thể cần nhiều thời gian dịch và soát xét hơn nếu tài liệu quá dài (từ 20 trang trở lên)

Phương pháp 2: Mềm hóa tài liệu trước khi dịch

Trong những năm gần đây, phương án mềm hóa được các tiêu chuẩn dịch thuật quốc tế khuyến nghị và cần được coi là phương pháp ưu tiên. Các tài liệu scan trước khi dịch cần phải được chuyển sang dạng văn bản word hoặc excel hay dạng văn bản ban đầu mà chúng được tạo ra. Công đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian nhưng bù lại là rút ngắn được thời gian thực hiện 1 qui trình dịch thuật chất lượng và xét về tổng thể thì sẽ đem lại nhiều lợi ích:

Phương pháp này cũng đòi hỏi quá trình chuyển đổi tài liệu một cách chính xác như chính tả, tính đầy đủ. Nếu hai yếu tố này không đảm bảo thì bản dịch cũng có thể sai sót nhất là khi nội dung của bản scan là tiếng Việt hoặc các ngôn ngữ có dấu tương đương.

Một số dạng tài liệu scan hay gặp trong dịch thuật